Dieser Beitrag erschien erstmals im Kundenmagazin „Bürklin Quarterly II 2023“ und wird hier in leicht angepasster Form veröffentlicht.
KETTENREAKTION IM PIM-SYSTEM
Kettenreaktion im PIM-System: Wie Contene Content Manager entlastet
Forscher gehen davon aus, dass wir täglich etwa 20.000 Entscheidungen treffen: Fahre ich auf dem Weg ins Büro von der linken auf die rechte Spur? Bremse ich, weil am Auto vor mir kurz die Bremslichter aufleuchten, oder doch nicht, da noch genügend Abstand ist? Manche Entscheidungen sind unbewusst, passieren nebenbei, während manche mehr Aufmerksamkeit erfordern. Viele kleine Entscheidungen ziehen weitere Tätigkeiten nach sich, die weiterer Entscheidungen bedürfen.
Die Gedankenarbeit, die durch das Organisieren von Alltagsaufgaben entsteht, nennen Fachleute Mental Load. Jede Aufgabe, jede Entscheidung ist für sich nicht unbedingt der Rede wert – in der Summe kann es aber schon zu einer höheren Belastung kommen.
Mental Load tritt nicht nur beim Autofahren auf, sondern auch bei der alltäglichen Artikeldatenaufbereitung eines Content Managers bei Bürklin Elektronik. Bevor Daten eines im Webshop angebotenen Artikels veröffentlicht werden, müssen Daten gesammelt und geprüft werden. Die Qualität der Artikeldaten wird erhöht, sodass Artikel möglichst verkaufswirksam im Bürklin-Webshop präsentiert werden können.
Damit die Artikeldatenpflege nicht zum Mental Over-Load für die Content Manager wird, nutzt Bürklin Elektronik das Produktinformationsmanagement- System (PIM-System) Contene. Es wacht im Hintergrund mit einer Reihe von Automatismen über die Konsistenz, Vollständigkeit und Fehlerfreiheit der Artikeldaten. Dabei nimmt es den Content Managern viele kleine Entscheidungen ab, weist auf mögliche Daten-Unstimmigkeiten hin und führt so zu einer konstanten Erhöhung der Qualität der Artikeldaten im Webshop.
Wenn ein Content Manager Artikeldaten verändert, löst Contene automatisch eine Kaskade von Aktionen und Entscheidungen aus. Diese Kaskade ist ein Beispiel für eine zentrale Entscheidungslogik – das, was heute als Decision Engine im PIM bezeichnet wird.
Das folgende Beispiel soll die integrierten Automatismen verdeutlichen: Nehmen wir an, es gibt einen »Laborstecker«, dessen Artikeldatensatz in Contene bereits über eine Artikelbeschreibung, technische Eigenschaften, Bilder und Dokumente verfügt. Nun ergänzt der Content Manager ein kleines Detail. Sehen wir, was als nächstes passiert.
Product & Supplier Manager
entscheiden, welche Artikel von welchem Hersteller im Webshop zum Kauf angeboten werden sollen.
Die Content Manager
reichern im PIM-System die Artikeldatensätze mit relevanten Inhalten (Beschreibungen, Technischen Daten, Bilder, Datenblätter) an, damit im Webshop stimmige Artikelinformationen für die Kaufentscheidung der Artikel angezeigt werden.
Beispiel einer Entscheidungskaskade im PIM
[1] MANUELLE DATENÄNDERUNG
Als erstes wird in Contene in den technischen Eigenschaften des Artikeldatensatzes das Attribut »Farbe_DE« mit dem Inhalt »grün« ergänzt. Nachdem der Content Manager einige Buchstaben getippt hat, wird eine Liste von möglichen Farben angezeigt. Der Content Manager wählt den Vorschlag »grün« und speichert den Datensatz.
Alle folgenden Schritte [2] bis [9] laufen automatisch ab, ohne Interaktion des Content Managers.
[2] AUTOMATISCHE ÜBERSETZUNG INS ENGLISCHE
Die in Contene integrierte Übersetzungsfunktion sucht in einem Wörterbuch von rund 18.000 Begriffen nach »grün«, findet als englische Übersetzung »green« und trägt diesen Begriff im englischen Pendant »Farbe_EN« zum deutschen Attribut »Farbe_DE« ein.
Bei der Anlage von Übersetzungen im Wörterbuchmodul von Contene definieren die Content Manager wenn nötig alternative Übersetzungen und deren Bedingungen. So könnte ein »Stecker« nicht nur als »plug«, sondern auch automatisch als »pin« übersetzt werden, wenn er im Zusammenhang mit »Crimpkontakten« verwendet wird. Diese kontextuellen Besonderheiten werden vom Übersetzungsautomatismus automatisch berücksichtigt.
In zahlendurchsetzten Begriffen wie »1-polig« oder »AWG 14« werden die sprachunabhängigen Zahlen-Bestandteile speziell markiert. Damit übersetzt der Eintrag »{0}-polig« sowohl »1 pole« als auch »3 pole« und macht die redundante Hinterlegung von allen möglichen Zahlen-Varianten überflüssig.
Anpassungen an fremdsprachlichen Begriffen werden zentral im Wörterbuch vorgenommen. Mit einem Mausklick werden sie an allen vorkommenden Stellen in den fremdsprachlichen Artikeldaten übernommen.
Der Übersetzungsautomatismus führt zu einer Vereinheitlichung des sprachlichen Duktus bei den deutschen und englischen Artikelinformationen. Da der Automatismus kontextuelle Besonderheiten berücksichtigt, erleichtert er die Arbeit der Content Manager. Die Kunden von Bürklin Elektronik profitieren durch homogene Artikelbeschreibungen im Webshop und navigieren einfacher im umfangreichen Produktsortiment von Bürklin Elektronik zum gewünschten Artikel.
Mit Hintergrundberechnungen zur Artikelbezeichnung
In Contene sind Regeln für die automatische Erzeugung von Artikelbezeichnungen hinterlegt. Für knapp 150 verschiedene Artikelkategorien wurde definiert, welche technischen Attribute für die automatische Erzeugung von Artikelbezeichnungen verwendet werden. Alle Artikel einer Artikelkategorie erhalten so eindeutige und aussagekräftige Artikelbezeichnungen, die den Kunden im Webshop den übersichtlichen Vergleich von angezeigten Artikeln in der Suchergebnisliste (SERP) ermöglichen. Durch die hinterlegten Regeln wird gewährleistet, dass die Abfolge der Angaben innerhalb der Artikelbezeichnungen einheitlich und konsistent ist. Sind Anpassungen am Aufbau der Artikelbezeichnungen notwendig, werden die Regeln verändert und alle betroffenen Artikelbezeichnungen automatisch korrigiert.
[3] AUTOMATISCHE ERZEUGUNG VON ARTIKELBEZEICHNUNGEN
Eine Artikelbezeichnung identifiziert einen Artikel eindeutig im Onlineshop. Sie sollte den Kunden auf einen Blick alle wichtigen Informationen zum Artikel liefern und als Basis für oder gegen eine Kaufentscheidung dienen. Artikelbezeichnungen werden in Contene anhand von hinterlegten Regeln automatisch generiert (siehe Kasten). Wenn ein Content Manager dem »Laborstecker« in Schritt [1] die Farbe »grün« zuweist, wird diese Farbinformation automatisch nach den in Contene hinterlegten Berechnungsregeln Bestandteil der Artikelbezeichnung.
Gleichzeitig wird aufgrund der in Schritt [2] erzeugten Übersetzung die englische Artikelbezeichnung um die Angabe »green« ergänzt.
Durch diesen Automatismus werden die Content Manager davon entlastet, bei Änderungen der Artikeldaten an mögliche Auswirkungen auf die Artikelbezeichnung zu denken. Darüber hinaus bewirken die individuell für jede Artikelgruppe hinterlegten Regeln, dass die Artikelbezeichnungen nach einheitlichen Schemata generiert werden. Durch gleichmäßig aufgebaute Artikelbezeichnungen sind ähnliche Artikel im Webshop für die Kunden leichter voneinander zu unterscheiden. Sollte ein Content Manager die Notwendigkeit sehen, das Artikelbezeichnungsschema einer Artikelkategorie zu ändern, werden lediglich die hinterlegten Regeln angepasst. Sobald der Content Manager die neuen Regeln mit einer Stapelverarbeitung auf alle Artikeldatensätze der Artikelkategorie anwendet, entsprechen die Artikelbezeichnungen dem neuen Schema.
[4] DATENQUALITÄTSLEVEL BERECHNEN
Da der Content Manager im Schritt [1] die technische Eigenschaft »Farbe_DE« = »grün« ergänzte und im Anschluss in Schritt [2] automatisch die Übersetzung »green« ermittelt wurde, erhöht sich in der Folge der Füllgrad der technischen Eigenschaften (Füllgrad = Verhältnis der gefüllten Attribute zu den zur Verfügung stehenden Attributen in Prozent). Durch die Erhöhung des Füllgrads erhält in unserem Beispiel der Artikeldatensatz mehr Datenqualitätspunkte, wodurch künftig der Artikel im Webshop veröffentlicht werden darf. Diese automatische Webshop-Freigabe wird den Content Managern durch den gesetzten Haken im Attribut »Transfer Webshop berechnet« angezeigt.
Den Content Managern wird durch diesen Automatismus die manuelle Entscheidung, ob ein Artikel im Webshop veröffentlicht wird, abgenommen. Gleichzeitig garantiert die automatische Entscheidung für oder wider die Veröffentlichung eines Artikels, dass die Beschreibungen der angebotenen Artikel einheitlichen Qualitätsanforderungen entsprechen. Durch individuell definierte Berechnungsregeln, die wichtige und weniger wichtige Attribute unterschiedlich stark gewichten, ist die granulare Steuerung der Qualitätseinstufung von Artikeldaten möglich.
In Contene sind die Geschäftslogik der Berechnungsregeln und die Anwendungslogik strikt voneinander getrennt, wodurch die Fachabteilung Regeln selbstständig über eine Excel ähnliche Low-Code-Syntax anpassen kann, ohne dass ein Programmupdate vorgenommen werden muss.
[5] STATISTIKEN UND DASHBOARD AKTUALISIEREN
Die Änderungen in Schritt [3] und in Schritt [4] bewirken, dass Statistikattribute neu berechnet werden bzw. dass Kacheln des Contene-Dashboards aktualisiert werden.
Contene stellt durch die umgehende Neuermittlung von Statistikeinträgen nach Datenänderungen den Content Managern immer aktuelle Auswertungen zur Verfügung. Anhand der angezeigten Zahlen entscheiden die Content Manager welche Artikelkategorien als nächstes überarbeitet werden sollten.
In der Folge werden auch Zahlen auf den diversen Kacheln des Dashboards aktualisiert, die Informationen zu »automatischen Artikelbeschreibungen« oder »Anzahl von Artikeln für Webshop« anzeigen.
Seit Anfang 2023 werden im Bürklin-Webshop Produkt-Konformitätsdeklarationen zu REACH und RoHS (EU-weite Vorgaben zur Gefahrstoff-Deklaration) als PDF-Datei veröffentlicht. Bei Änderungen der in den Konformitätsdeklarationen enthaltenen Angaben, wie Herstellernummer, Artikelbezeichnung, REACH-Konformität und RoHS-Konformität, generiert Contene selbstständig neue Produkt-Konformitätsdeklarationen, die aktuelle Artikeldaten und Angaben zur Konformität enthalten.
[6] KONFORMITÄTSDEKLARATIONEN AUTOMATISCH ERZEUGEN
Mit der Veränderung der deutschen und englischen Artikelbezeichnungen im Schritt [3] wurden zwei Attribute verändert, die in den Konformitätsdeklarationen (siehe Kasten) enthalten sind. Contene erkennt diese Datenveränderung und löst die Erzeugung von zwei neuen Konformitätsdeklarationen aus. In weniger als einer Sekunde werden eine deutsche und eine englische PDF-Datei erzeugt und im MAM System (Media-Asset-Management System) von Contene im Artikeldatensatz des »Laborsteckers« hinterlegt. Die vorhandenen Konformitätsdeklarationen werden archiviert und sind jederzeit wieder abrufbar.
Kunden können sich jederzeit aktuelle Konformitätsdeklarationen aller im Webshop veröffentlichten Produkte herunterladen. Die Aktualität der Deklarationen wird durch die in Contene integrierte Überwachung von Datenänderungen gewährleistet, ohne dass sich die Content Manager darum kümmern müssen.
[7] PROTOKOLLIERUNG ALLER ÄNDERUNGEN IM ÄNDERUNGSLOG
Alle Datenveränderungen der Schritte [1] bis [6] werden in einem Änderungslog mit altem und neuem Inhalt, Datum und Uhrzeit der Änderung sowie dem Namen des Content Managers, der die Änderung veranlasst hat, protokolliert. Über Abfragen im zentralen Filtermodul von Contene können die Content Manager einfach nach Artikeldaten mit Veränderungen suchen. Die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Datenveränderungen ist, zusammen mit der Archivierung von alten Konformitätsdeklarationen aus Schritt [6], ein wichtiger Baustein der Data Governance Strategie von Bürklin Elektronik.
In der Geschäftslogik von Contene ist eine Berechnungsmatrix hinterlegt, die entscheidet, ob Artikeldaten im Webshop veröffentlicht werden dürfen oder nicht – siehe Schritt [4]. Anhand eines Punktesystems werden Bestandteile eines Artikeldatensatzes wie zum Beispiel »Artikelbild vorhanden?«, »Artikeldokument vorhanden? « oder »Artikelbeschreibung vorhanden?« bewertet und daraus ein Datenqualitätslevel errechnet. Erst wenn je Artikel eine Mindestpunktzahl erreicht wird, dürfen die Artikeldaten im Webshop veröffentlicht werden.
[8] ARTIKELDATENEXPORT ZUM WEBSHOP
Mehrmals täglich überträgt Contene automatisch alle Artikeldaten, Produktbilder, Dokumente und Konformitätsdeklarationen der seit der letzten Übertragung geänderten Artikeldatensätze an den Webshop. In unserem Beispielartikel werden die diversen Änderungen aus den Schritten [1], [2], [3] und [6] erstmals an den Webshop übertragen, da in Schritt [4] ein Datenqualitätslevel erreicht wurde, der die Veröffentlichung des Artikels im Webshop erlaubt.
Die Auswahl der zu übertragenden Datensätze erfolgt automatisch durch Contene. Die Content Manager können einen Exportlauf manuell starten, wenn Datenüberarbeitungen umgehend an den Webshop übertragen werden sollen.
[9] EXPORT DER ARTIKELBEZEICHNUNGEN ANS ERP-SYSTEM
In regelmäßigen Abständen stellt Contene alle Artikelbezeichnungen für den Import in das ERP-System zur Verfügung. Die im Schritt [3] automatisch erzeugten Artikelbezeichnungen werden fortan auch auf Lieferscheinen und Rechnungen angedruckt, die diesen Artikel referenzieren. Für Kunden, die den Artikel gekauft haben, wird damit die Beschaffungsverwaltung vereinfacht, da in den Begleitpapieren aussagekräftige Bezeichnungen verwendet werden.
MEHRWERT FÜR DIE GANZE DATEN-WERTSCHÖPFUNGSKETTE
Es wäre für die Content Manager schon eine enorme Herausforderung, an alle Auswirkungen zu denken, die durch die simple Eingabe des Wortes »grün« ausgelöst werden können. Bei monatlich über 1 Mio. Datensatzänderungen systemweit – manuell und automatisch – wäre es unmöglich. Pro Sekunde verarbeitet Contene je nach Umfang der Änderungen bis zu 100 Artikeldatensätze – dabei werden je Datensatz mehrere Tausend Regeln ausgewertet und die daraus resultierenden Entscheidungen getroffen.
Die Geschäftslogik in Contene überwacht alle Datenänderungen, generiert Metadaten und erzeugt dynamische Inhalte, um alle Attribute eines Datensatzes zu jedem Zeitpunkt aktuell, konsistent und kongruent zu halten. Gleichzeitig reduziert die Geschäftslogik die mentale Belastung der Content Manager. Alle Datennutzer in der Daten-Wertschöpfungskette – vom Content Manager, über den Einkäufer im Webshop, bis zum Techniker, der die Bauteile nutzt – profitieren von aktuellen und fehlerfreien Artikeldaten.
„Wir konnten die Datenqualität unserer Produktdaten seit der Implementierung von Contene vor drei Jahren kontinuierlich verbessern. Mit Contene haben wir die optimale Plattform gewählt, mit der wir auch in Zukunft die Freiheit haben, flexibel auf alle Anforderungen aus dem Markt reagieren zu können.“, sagt Jürgen Lampert, CEO.
Laut den neuesten Kunden-Umfragen zur Qualität der im Webshop bereitgestellten Produktinformationen werden die Anstrengungen der Content Manager bei Bürklin Elektronik in die Bereitstellung der Produktdaten gesehen und durch stetig höhere Bewertungen honoriert.
Von: CHRISTIAN NITSCHKE
Geschäftsführender Gesellschafter der T+S Text und Satz Verarbeitungs-GmbH
T+S in München unterstützt Bürklin Elektronik seit über 30 Jahren bei allen Themen rund um die Erfassung, Verwaltung und Publikation von strukturierten Produktdaten.